Oteller Tarafindan Alınacak Seyahat ve Sağlık Verileri

Değerli Müvekkillerimiz,

Tüm dünyayı tehdit eden ve Dünya Sağlık Örgütü tarafından “pandemi” olarak nitelendirilen, COVID-19 olarak adlandırılan Corona Virüsünün çok yakın zamanda ülkemizde de görülmesi ile birlikte, otel işletmeleri tarafından “kişisel verilerin korunması” kapsamında göz önünde bulundurulması gereken konularla ilgili olarak hazırladığımız raporu bilgilerinize sunmak isteriz.

Bilindiği üzere, müşterilerden istenilecek olan sağlık verisi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılmaktadır. Bu veriler işlenmeden önce veri sahibinin açık rızasının bulunması gerekmektedir.

Ancak, salgının hızla ve kolayca yayılıyor olması hepimiz için büyük tehlike oluşturmaktadır. Bu durumda, işletmeler tarafından alınması makul sayılabilecek bazı inisiyatifler söz konusu olabilir.

I.OTELE GELEN MÜŞTERİLERDEN, SON 14 GÜNE İLİŞKİN SEYAHAT BİLGİLERİNİN TALEP EDİLMESİ, HERHANGİ BİR GRİP SEMPTOMU OLUP OLMADIĞININ SORULMASI VE ATEŞ ÖLÇÜMÜ YAPILMASINI KVKK KAPSAMINDA DEĞERLENDİRİLECEK OLURSAK;

Seyahat bilgilerinin talep edilmesi; COVID-19 tipi pandemi boyutuna ulaşan bir salgın hastalık olduğu, halk sağlığını tehdit ettiği, binlerce insanın ölümüne, on binlerce insanın ise hastalanmasına sebep olmasıyla kamu sağlığı ve meşru menfaat halinin ortaya çıktığından söz edebiliriz. Burada, kişinin verisinin işlenmesi ile elde edilecek toplumsal yarar oldukça büyüktür. Ancak, eğer mümkün olabiliyorsa, son 14 güne ilişkin seyahat bilgisinin rezervasyon yapıldığı sırada alınmasının daha doğru olacağını düşünüyoruz. Direkt otelden yapılan rezervasyonlarda otel internet sitelerinde veya telefonda, üçüncü taraf siteler aracılığı ile alınan rezervasyonlarda ise bu sitelerin ilgili sayfalarında yapılan uyarılar ile sorulmasını tavsiye ederiz.

Grip veya soğuk algınlığı belirtilerine ilişkin bilgiler ve ateş ölçülmesi; KVKK’nın 6. maddesine göre “Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir” olarak ifade edilmiştir. Dolayısıyla grip semptomları bilgisinin alınması ve kişinin ateşinin ölçülmesinin (söz konusun virüsün teşhisinde önem arz ettiği için) işyeri doktoru tarafından yapılması ve işlenmesi gerekmektedir. Doktor dışındakiler bu verileri işlememeli veya bu verilere ulaşamıyor olmamalıdır. KVKK uyarınca, kişisel verisi işlenen / işlenecek ilgili kişilerin en geç ilgili verinin alındığı anda bilgilendirilmesi gerekmektedir. Yine rezervasyon sırasında veya kişi konaklamaya gelmeden önce, otele giriş sırasında bu sağlık verilerinin alınacağı bilgisinin önceden belirtilmesi de iyi olacaktır.

İşyeri hekimi bulunmayan haller; düzenli olarak işyeri hekimi bulunmayan işletmelerde ya işyeri doktorunun olduğu saatlerde konuk kabulü yapılması gerekir ya da konukların işyeri hekimi tarafından ateşlerinin ölçülmesine kadar bir yerde bekletilmesi söz konusu olabilir. KVKK ve sair mevzuata baktığımızda bu hususun istisnası bulunmamaktadır. Diğer yandan, kamu sağlığı anlamında yaratılabilecek büyük tehlikeler göz önüne alındığında, KVKK ihlal riski ortadan kalkmamakla birlikte, sağlık personeli olmayan kişilerden amaçla orantılı tek bir kişinin (veya her vardiyada tek bir kişinin) ateş ölçmesi ve grip semptomlarına ilişkin bilgi alması söz konusu olabilir. Böyle bir durumda, bu kişilerin söz konusu verileri çoğaltmamasına, paylaşmamasına ve kendi uhdesinde tutmaya devam etmemesine ilişkin önlemler alınmalıdır. Bu kişiler aldıkları bilgileri derhal, başkalarının erişemeyeceği bir şekilde (fiziksel alınıyorsa zarfa koyarak, online tutuluyorsa tutulan ortamın / dosyanın şifrelenmesi ile vs.) ivedilikle işyeri doktoruna iletmesi gerekir. Diğer bir seçenek ise; ateşi ölçtüğü anda bunu bir yere kaydetmeden, durumu o anda sonuca vardırılması (otelde kalmalarına izin verilmesi ya da konuk olarak kabul edilmemeleri) olabilecektir. Her ne kadar, bu verilerin sağlık personeli tarafından alınması gerekse de, şu anki salgının tehlikesini göz önünde bulundurduğumuzda, bu verilerin hekim dışında başka bir yetkili tarafından alınmasına ilişkin ihlallerin, hafifletici sebep olarak kabul edilebileceği kanaatindeyiz.

Otel tarafından hizmet sunulmasından imtina edilmesi; KVKK ve sair düzenlemeler kapsamında açık rıza, hizmet ön şartı yapılamaz. Ancak işlenmesi planlanan veriler, yukarıda açıklanan kapsamlarda rıza gerekmeksizin işleneceğinden bu konularda verdiği bilgileri olumsuz olan konuklar (son 14 gün seyahat etmiş, ateşi yüksek, grip semptomu gösteren) ya da bu bilgileri vermekten imtina eden kişilere hizmet verilmemesi halk sağlığının korunması adına elzem bir durum olduğu için mümkün ve makul olacaktır.

II.OTEL MİSAFİRLERİNİ AYDINLATMA METNİ:

Konuyla ilgili olarak otele giriş sırasında, KVKK’na uygun bir Aydınlatma Metni bulundurulmasını tavsiye ederiz. Halihazırda KVKK uyum süreci kapsamında otellerde bulunan aydınlatma metinlerine ek bir metin hazırlanması uygun olacaktır.

III. VERİLERİN SAKLANMASI:

Bu verileri saklama sürelerinin amaçla orantılı olması gerekir. Somut olayda, yani salgın hastalık risk faktörü göz önünde bulundurulduğunda bu bilgilerin ilgili konuklardan veri alındıktan sonra maksimum 1 ay kadar tutulması, sonrasında imha edilmesi yerinde olur. Doktor olmayan hallerde ise, yukarıda bahsettiğimiz gibi, verilerin kaydedilmemesi ya da derhal gerekli güvenlik önlemleri alınarak doktora iletilmesi gerekecektir.

IV. SONUÇ:

- Seyahate ilişkin bilginin, mümkün olduğunca daha önceden, rıza gerekmeksizin alınabileceği,
- Yukarıdaki kapsamla sınırlı olmak üzere, sağlık bilgilerinin otele varışta rıza gerekmeksizin alınabileceği,
- Sağlık bilgilerinin rezervasyon kanalıyla alınmaması gerektiği,
- Tüm bu bilgilerin alınmasına ilişkin KVKK’na uygun hazırlanan bir Aydınlatma Metni’nin konuğa iletilmesi / gösterilmesi gerektiği,
- Bu Aydınlatma Metninin ayrıca resepsiyonda ve sağlık verilerinin alınacağı ortamda (ateşin ölçüldüğü oda vb.) konukların görebileceği yerlerde sergilenmesi gerektiği,
- Sağlık verilerinin işyeri doktoru (ya da anlaşma yapılacak ayrıca bir doktor) tarafından alınması gerektiği ancak aksi durumlarda yukarıdaki önlemleri alarak sağlık personeli olmayan sınırlı sayıdaki kişinin bu konuda (ateş ölçme vb.) görevlendirilebileceği,
- Bu verilerin doktor tarafından alınması halinde maksimum 1 ay içinde silinmesinin zorunlu olacağı (şimdiki somut olayda bu sürenin kafi olacağı kanaatindeyiz),
- Sağlık personeli olmayan taraflarca alınan bilginin, gerekli güvenlik önlemleri ile işyeri doktoruna gönderilmesi gerektiği görüşündeyiz.

Herhangi bir sorunuz olursa bizlere 0 212 266 8 777 no’lu telefondan veya info@dedeoglubalaban.com adresinden ulaşabilirsiniz.

Sağlıklı günlerde görüşmek dileğiyle!

Saygılarımızla,
DEDEOĞLU & BALABAN HUKUK BÜROSU
Av. Havva Balaban - Av. Mirkan Dedeoğlu - Av. İhsan Can Aşık