İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI HAKKINDA ÖNEMLİ BİLGİLER

Değerli Müvekkilimiz,
İşverenler 4857 sayılı İş Kanunu’nun (“Kanun”) 75’inci maddesine göre, işe aldıkları işçi için özlük dosyası hazırlamak ve bu dosyayı işçinin çalışma süresi boyunca kimsenin erişim sağlayamayacağı güvenli bir yerde muhafaza etmekle yükümlüdür.
Buna ek olarak, ilgili devlet makamlarının işçi özlük dosyasını ya da bu dosyada bulunan bilgileri talep etmesi durumunda ise işveren, hukuka uygun olarak çalışanı hakkında istenen bilgileri açıklamak ile yükümlü olup, üçüncü kişilere karşı gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşveren bu yükümlülüklerini yerine getirerek işbu özlük dosyasını, ileride karşılaşacağı hukuk uyuşmazlıklarında delil olarak kullanabilmektedir.
Özlük dosyası hakkındaki önemli hususları aşağıda kısaca bulabilirsiniz.

Özlük Dosyası Hazırlanmasına İlişkin Önemli Bilgiler

1.Özlük dosyası nedir?

İşe alım sırasında işçi tarafından getirilen belgelerle, işçinin çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak ve yazışmayı içeren belgelerin ıslak imzalı suretlerinin bulunduğu, işçinin o işyerinde çalıştığını kanıtlayan, her bir işçi için ayrı ayrı tutulması gereken dosyaya özlük dosyası denilmektedir
Özlük dosyasında bulunan evraklar her zaman eksiksiz olmalı ve daima özlük dosyası güncel bir şekilde muhafaza edilmelidir.

2. Özlük dosyası nasıl hazırlanmalıdır?

Kanun’da özlük dosyasının şekline ilişkin herhangi bir düzenleme mevcut değildir. Bu nedenle, işçiye ait özel bilgilerin yer aldığı tüm evrakları herhangi bir dosyada muhafaza etmek mümkündür.
İlk olarak işveren ya da işverenin yetkilendirdiği kişi (Örneğin; İnsan Kaynakları Departmanı) işyerinde bulunan tüm departmanların listesini, ardından da bu departmanlarda çalışan işçilerin listesini çıkarmalıdır. Listelerin hazırlanması aşamasından sonra, her bir işçi için dosya açılmalı ve dosyalara işçilerin ad ve soyadları yazılmalıdır. Daha sonra her dosyaya eklenecek olan evrak ve kontrol takip çizelgesi oluşturulmalıdır. Böylece işçinin evraklarındaki eksiklikleri gidermek ve dosyayı her daim güncel tutmak kolaylaşacaktır.
Özlük dosyası tutulması hususunda şekilden daha önemli olan, çalışanlara ait özel bilgilerin işveren tarafından hukuka uygun olarak kullanılması ve işçinin mağduriyeti ile sonuçlanması mümkün olan herhangi bir özel bilginin yetkili olmayan kişilerle paylaşılmamasıdır. Bu sebeple özlük dosyalarının kişisel verilerin gizliliği ilkesi doğrultusunda, başkalarının göremeyeceği ve erişemeyeceği yerlerde saklanması önem arz etmektedir.
Son olarak, günümüzde teknolojinin de gelişmesi ile birlikte işverenler, fiziksel özlük dosyalarının yanı sıra özlük dosyalarının dijital kopyalarını da saklamaktadır. Bu uygulama hem işçinin özlük dosyasında çalışma süresi boyunca ihtiyaç olunan evrakı bulmada kolaylık sağlamakta hem de ıslak imzalı orijinal evrakların yıpranması ve kaybolmasını önlemektedir.

3. Özlük dosyasında neler bulunmalıdır?

Özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar şirketten şirkete, işin türüne göre farklılık gösterebilmektedir.
Kanun’un 75’inci maddesine göre; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.”
İlgili kanun hükmüne göre özlük dosyasına konulmasına gereken evrakları; genel olarak özlük dosyasında bulunması gereken, özel durumlarda, çalışanın işe devam ettiği sürece, işin niteliğine göre ve son olarak çalışanın işten ayrılması durumunda bulunması gereken evraklar olarak sınıflandırmak mümkündür.

Buna göre;
a. Genel olarak özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
- Özgeçmiş
- İş başvuru formu
- İş başı eğitim formu/oryantasyon formu
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İkametgâh belgesi
- Diplomaların fotokopisi
- Adli sicil kaydı
- Sağlık raporu
- İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
- Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
- Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
- Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
- SGK işe giriş bildirgesi
- Kan grubu kartı
b. Özel durumlarda bulunması gereken evraklar:
- Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
- Engelli ise sakatlık raporunun aslı veya kopyası
- 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
- Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
- Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
- Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi
c. İşçinin işe devam ettiği sürece bulunması gereken evraklar:
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
- Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
- İş kazası raporları
- Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
- Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
- Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
- Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
- Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
- İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
- Performans değerlendirme formları
- Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
- Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi gibi ilgili yazılar
d. İşin niteliğine göre bulunması gereken evraklar:
- Çalışanların vardiya halinde çalışması durumunda çalışma saatlerini gösteren vardiya çizelgesi
- Periyodik yapılması gereken tıbbi sağlık raporları
- Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar için bilgi listesi
- Çalışan fazla mesai onay belgesi
- Herhangi bir ekipmanın çalışanlara teslim edildiğine dair zimmet belgesi
- Sürücü olarak çalışanlar için sürücü belgesi
- İşin niteliğine uygun tıbbi muayene raporları
e. İşçinin işten ayrılması durumunda bulunması gereken evraklar:
- İstifa dilekçesi
- Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
- SGK kayıt silme-işten ayrılma bildirimi
- İbraname
- Haklı fesih sebebi olması durumunda delil evrakı
- Noterden gönderilen bildirimler
- Hizmet belgesi
- İhbarname
- Fesih bildirimi

4. Özlük dosyası ne kadar süre ile saklanmalıdır?

Kişisel veri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak; özlük dosyalarını tutma yükümlülüğü bulunan işverenlerde veri sorumlusu olarak tanımlanmıştır.
Veri sorumlusu işverenler, özlük dosyalarının içeriğinde kişisel verilerin bulunması nedeniyle KVKK’da düzenlenen bazı yükümlülükleri yerine getirmek zorundadır. Öncelikle veri sorumlusu işverenler, veri sorumluları siciline (“VERBİS”) kayıt olmakla yükümlüdür.
Ayrıca, özlük dosyasında muhafaza altına alınan verilerin, KVKK’nın 4’üncü maddesinin ikinci fıkrasında düzenlenen ilkelere uygun olması gerekmektedir. Bu ilkeler;
-Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesidir.

verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki nedeni konusunda aydınlatma yükümlülüğü bulunmakta olup, KVKK’nın 8’inci maddesinde düzenlenen ve işverenin yükümlülüğü olan açık rızanın alınması hususuna da dikkat edilmesi gerekmektedir. Buna göre veri sorumlusu işveren, işçinin açık rızasını almakla yükümlüdür.

5. Özlük dosyası ne kadar süre ile saklanmalıdır?

İş hukuku mevzuatında özlük dosyasının ne kadar süre ile muhafaza edileceğine dair bir hüküm düzenlenmemiştir. Ancak, ücret alacaklarında zamanaşımı süresi 5 yıl olup, işveren ve işçi arasında daha sonradan ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlıkların bertaraf edilebilmesi için, ücret alacaklarına ilişkin belgelerin 5 yıl süreyle saklanmasının faydalı olacağı kanaatindeyiz.
Özlük dosyasının içinde yer alan bilgiler dikkate alındığında da genel görüş, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86’ncı maddesinin ikinci fıkrasında da belirtildiği üzere, “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak.. zorunda” olduğu yönündedir.
Son olarak, KVKK'nın 7. Maddesinde belirtildiği üzere, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, bu verilerin “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde oluşturulacak bir imha politikasına göre imha edilmesi germektedir. Kısacası, veri sorumlusu işverenler, özlük dosyası tutulması sebebiyle işlenen kişisel veriler için bir imha politikası hazırlamalı ve bu politikada periyodik imha sürelerine yer vermelidir. Bu imha politikası çerçevesinde de, imha işlemlerinin kayıt altına alınması ve en az 3 yıl süre ile saklanması gerekmektedir.

6. Sonuç

İşçi ile işveren arasındaki iş ilişkisini ispata yarayan en önemli unsurlardan biri de özlük dosyası olup, işveren tarafından bu dosyanın hazırlanıp, eksiksiz ve güncel olarak tutulması zorunludur. Güncel olarak muhafaza edilmeyen özlük dosyaları, olası bir denetim halinde yüksek miktarlarda idari para cezalarına yol açabilmektedir. Örneğin, işverenin özlük dosyası bulundurmaması halinde 2021 yılı itibari ile 3.064,00 TL ceza uygulanmaktadır.
Herhangi bir evrakı kaybetmemek ve işyerinde bu dosyalar ile ilgilenen çalışanlara kolaylık sağlamak adına, fiziksel olarak oluşturulan özlük dosyalarının dijital ortamda birer kopyalarının saklanması da işverenlere büyük avantajlar sağlayacaktır.

Son olarak, veri sorumlusu işverenler işçinin işe alınmasından işten çıkarılmasına kadar geçen sürede ve sonrasında özlük dosyasına işlenen kişisel verilere ilişkin KVKK’da düzenlenen yükümlülükleri yerine getirmek zorundadır. Bu yükümlülükleri ihlal eden veri sorumlusu işverenler yüksek meblağlarda idari para cezaları ile karşılaşacaktır. Konuyla ilgili bizlere aşağıdaki telefon numaraları ve e-mail adreslerinden her zaman ulaşabilirsiniz.
İyi günler dileriz.
Dedeoğlu & Balaban Hukuk Bürosu
Av. Havva Balaban – havva@dedeoglubalaban.com – 0 532 712 08 94
Av. Mirkan Dedeoğlu – mirkan@dedeoglubalaban.com – 0 532 478 97 88